# B2B sellers demo call: Chases an overdue invoice politely and finds the customer was right about a short delivery > The AI calls a business customer's accounts head about a ₹2.27 lakh invoice 15 days overdue. He says the delivery was short and some boxes damaged. The AI checks the signed delivery note, confirms 200 boxes short, raises a credit note, recalculates the amount, gets a firm payment date inside policy, answers honestly whether supply will stop, and never threatens. - Page: https://www.brandbakery.tech/demos/collections-invoice-dispute - Last updated: 2026-10-22 Breadcrumb: [Home](https://www.brandbakery.tech/) > [Demos](https://www.brandbakery.tech/demos) > B2B sellers Demo business, not a client. Ujjwal Corrugators, Bawana is an invented business. Scripted call, audio not recorded yet. The business is invented, and the AI says it is an AI at the start of the call. - **Language:** Hinglish - **Direction:** Outbound - **AI voice:** Sarvam Bulbul, simran_enhi_customer (caller: shubh_hi_customer) - **Audio:** not recorded yet (transcript only) ## What it did - Overdue invoice stated. Repeat calls stopped, one contact only - Signed delivery note checked: 200 boxes short confirmed - Credit note UC-CN312 raised for ₹7,700 + GST - Damage claim sent to the quality team with photos (handed to a person) - Payment commitment inside policy: ₹2,18,064 on the 5th - Supply question answered from policy, no threats - Joint count arranged for the next delivery ## Transcript **AI employee:** नमस्ते, मैं Ujjwal Corrugators की accounts team से AI assistant बोल रही हूँ। ये call record हो रही है। क्या मेरी बात Mr Rastogi, Fresh Pantry Foods से हो रही है? (Hello, I am the AI assistant from Ujjwal Corrugators' accounts team. This call is recorded. Am I speaking with Mr Rastogi of Fresh Pantry Foods?) **Caller:** हाँ, बोलिए। Payment के लिए call है ना? हफ़्ते में तीसरी बार। (Yes, go on. This is about payment, right? Third time this week.) **AI employee:** जी, invoice UC दो चार सात एक के बारे में, दो लाख सत्ताईस हज़ार एक सौ पचास रुपये, GST मिलाकर, जिसकी due date पंद्रह दिन पहले थी। अगर इस हफ़्ते पहले भी calls गई हैं, तो माफ़ी चाहती हूँ, मैं note कर रही हूँ कि आगे सिर्फ़ एक ही व्यक्ति आपसे बात करे। क्या इस invoice में कोई अटकाव है? (Yes, about invoice UC-2471, ₹2,27,150 including GST, which fell due fifteen days ago. If calls already went out earlier this week, I apologise, and I am noting that only one person contacts you from now on. Is anything holding up this invoice?) **Caller:** अटकाव ये है कि माल पूरा आया ही नहीं। पाँच हज़ार boxes का bill है, हमें कम मिले। और कुछ गीले भी थे। जब तक ये सुलझेगा नहीं, payment नहीं होगी। (The hold-up is that the full stock never came. The bill is for 5,000 boxes, we got fewer. And some were wet too. Until this is sorted, there will be no payment.) **AI employee:** ये ज़रूरी बात है, मैं अभी check करती हूँ। मैं उस delivery का signed delivery note खोल रही हूँ... आपके store में Mr Kamal ने sign किया था, और note पर हाथ से लिखा है: चार हज़ार आठ सौ received, दो सौ short। आप सही कह रहे हैं। (That matters; let me check now. I am opening the signed delivery note for that delivery... Mr Kamal signed at your store, and the note says in handwriting: 4,800 received, 200 short. You are right.) **Caller:** देखा? और फिर भी पूरे पाँच हज़ार का bill भेज दिया। (See? And still you sent a bill for the full 5,000.) **AI employee:** ये हमारी गलती है, bill delivery note से मिलाया नहीं गया। मैं दो सौ boxes का credit note raise कर रही हूँ, अड़तीस रुपये पचास पैसे के rate पर, सात हज़ार सात सौ रुपये plus GST। Credit note number UC-CN तीन एक दो, आज आपके email पर आ जाएगा। (That is our mistake; the bill was not matched to the delivery note. I am raising a credit note for 200 boxes at ₹38.50, which is ₹7,700 plus GST. Credit note UC-CN312 will reach your email today.) **Caller:** और गीले boxes? (And the wet boxes?) **AI employee:** Delivery note पर गीले boxes का कोई ज़िक्र नहीं है। क्या आपके पास उनकी photos हैं, या आपने उस दिन किसी को बताया था? अगर photos हों तो इसी number पर WhatsApp कर दीजिए, मैं quality team को भेज दूँगी। उनका फ़ैसला मैं खुद नहीं ले सकती। (The delivery note does not mention any wet boxes. Do you have photos of them, or did you tell anyone that day? If you have photos, WhatsApp them to this number and I will send them to the quality team. I cannot decide that claim myself.) **Caller:** Photos store वाले के पास होंगी, मँगवाता हूँ। लगभग साठ boxes थे। (The store person should have photos, I will get them. It was about sixty boxes.) **AI employee:** ठीक है, साठ boxes के claim का note quality team के लिए डाल दिया है। Photos आते ही वो दो working days में जवाब देंगे। अब बाकी amount की बात करें? Credit note के बाद undisputed amount दो लाख अठारह हज़ार चौंसठ रुपये है, GST मिलाकर। (Okay, I have logged a sixty-box claim for the quality team. Once the photos come in, they will reply within two working days. Now, shall we talk about the rest? After the credit note, the undisputed amount is ₹2,18,064 including GST.) **Caller:** देखिए, हमारा payment run हर महीने पाँच तारीख को होता है। उससे पहले कुछ नहीं हो सकता। (Look, our payment run is on the 5th of every month. Nothing can happen before that.) **AI employee:** समझ गई। पाँच तारीख हमारी policy के अंदर है, तो उसमें कोई दिक्कत नहीं। क्या मैं पाँच तारीख को दो लाख अठारह हज़ार चौंसठ रुपये की commitment लिख लूँ? गीले boxes का जो भी फ़ैसला होगा, वो अलग से adjust होगा। (Understood. The 5th is within our policy, so that is fine. May I record a commitment of ₹2,18,064 on the 5th? Whatever is decided on the wet boxes will be adjusted separately.) **Caller:** हाँ, लिख लीजिए। वैसे, अगर पाँच तक नहीं हुआ तो क्या supply बंद कर दोगे? हमारा अगला order भी pending है। (Yes, write it down. By the way, if it does not happen by the 5th, will you stop supply? Our next order is pending too.) **AI employee:** मैं आपको policy साफ़ बता देती हूँ, ताकि कोई surprise ना हो। Account पर नए orders तभी hold होते हैं जब कोई bill पैंतालीस दिन से ज़्यादा pending हो। अभी आप पंद्रह दिन पर हैं, तो आपका अगला order normal चलेगा। मैंने उसे भी check कर लिया है, dispatch गुरुवार को है। (Let me state the policy clearly so there are no surprises. New orders on an account are held only when a bill is pending beyond 45 days. You are at fifteen days now, so your next order runs as normal. I have checked it too; it dispatches on Thursday.) **Caller:** ठीक है। और इस बार delivery पर गिनती ठीक से करवाना। (Okay. And this time, get the count done properly at delivery.) **AI employee:** ज़रूर। मैंने dispatch team के लिए note डाला है कि गुरुवार की delivery पर आपके store के साथ joint count हो, और delivery note पर दोनों sign करें। Recap: credit note UC-CN तीन एक दो आज, साठ boxes का claim photos के बाद, पाँच तारीख को दो लाख अठारह हज़ार चौंसठ, और आगे से सिर्फ़ मैं ही इस invoice पर आपसे बात करूँगी। धन्यवाद Mr Rastogi। (Of course. I have noted for the dispatch team that Thursday's delivery gets a joint count with your store, and both sign the delivery note. Recap: credit note UC-CN312 today, the sixty-box claim after the photos, ₹2,18,064 on the 5th, and from now on only I will contact you about this invoice. Thank you, Mr Rastogi.) ## Start Hear it answer your own number: https://www.brandbakery.tech/contact. More demos: https://www.brandbakery.tech/demos. --- Brand Bakery is a design-first digital studio in New Delhi. 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